Pasal 1 butir 2 UU. No. 8/1997, dokumen
perusahaan yaitu data, catatan dan keterangan yang dibuat atau diterima oleh
perusajaan dalam rangaka pekajsanaan kegiatannya baik yang terulis diatas
kertas atau media lain yang dpat dilihat, dibaca dan didengar.
Dokumen Perusahan dapat dibagi atas:
1. Dokumen
Keuangan
a. Catatan –
catatan keuangan, neraca dan lain –lain (harus dalam bentuk kertas).
b. Bukti
penunjang keuangan, warkat – warkat, transaksi sperti kwitansi, cek dll.
c. Surat
penunjang lainnya yang mendukung laporan keuangan. Seperti SPK, kontrak, dll.
2. Surat – surat
lain (tergantung pada nilainya), yang tidak ada hubungan dengan dokumen keuangan
tetapi ada nilai guna. Seperti tanda bukti pengiriman surat , harus disimpan 10
tahun saja.
Semua dokumen keuangan:
- pada point 1, harus disimpan dalam
bentuk kertas dan dapat dipindahkan ke bentuk
media lain dengan adanya legalitas oleh Notaris.
- Sementara untuk point 2 dan 3, bisa
disimpan dalam bentuk media lainnya.